Sie kennen sicher das ökonomische Prinzip. Hier stellt man sich die Frage, wie man mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel erreichen kann. Oder andersherum: Wie erreiche ich die größtmögliche Effizienz?
Warum soll das nicht auch für den Umgang mit E-Mails gelten, hat sich Lily Herman gefragt und gibt die Antwort in ihren Artikel “9 Small Changes That’ll Make Your Emails Way More Professional”. Hier sind ihre Tipps:
- Schreiben Sie ein zielgerichtetes Betreff
- Schreiben Sie Ihre E-Mail vom Ende her
- Stellen Sie die Nachricht in den entsprechenden Kontext
- Verwenden Sie Zwischenräume
- Bleiben Sie bei einem einzigen Schrifttyp
- Schreiben Sie fett oder unterstreichen Sie, aber nur, wenn wirklich notwendig
- Lesen Sie vor dem Abschicken gründlich Korrektur
- Halten Sie Ihre Signatur einfach
- Wenn notwendig, benutzen Sie BCC
Natürlich möchte ich auch meinen Senf noch dazu geben…
zu 1) Volle Zustimmung! Bitte zwingen Sie den Adressaten nicht dazu, die ganze Nachricht lesen zu müssen, bevor er/sie entscheiden kann, was dann zu tun ist. Ein zielgerichtetes Betreff erleichtert die Durchsicht des Posteingangs. Noch besser: Sie schreiben gleich in das Betreff, was Sie erwarten:
- Bitte um Entscheidung: Neuanschaffung Werkzeugmaschine Halle 36
- Bitte um Rückruf: Protokoll Besprechung “Reklamationen” vom 23.11.
- FYI: Besuchsbericht Messe Frankfurt 2015
zu 2) Dieser Tipp geht in eine ähnliche Richtung. Schreiben Sie am Anfang, was Sie möchten und was der Adressat tun soll. Danach kommt die Ausführung, warum und wieso.
zu 3) Der Angeschriebene soll die Botschaft so schnell wie möglich einordnen können.
zu 4, 5 und 6) Diese Hinweise dienen der besseren Lesbarkeit. Ich selbst bin übrigens Fan von reinen Textmails und lehne HTML-Mails ab. Aus vielen Gründen. Unterstreichen können Sie in Textnachrichten übrigens so.
zu 7) Darauf kann man gar nicht oft genug hinweisen. Durch missverständliche E-Mail wurde schon so manche Katastrophe ausgelöst!
zu 8) Da haben wir in Deutschland im Geschäftsleben nicht allzu viel Möglichkeiten. Bei uns gibt es bekanntlich für alles Regeln.
zu 9) Dieser Tipp erschließt sich mir nicht so ganz. Klar, wenn sinnvoll, verwenden Sie diese Funktion, ansonsten lassen Sie es eben.
Eigentlich Selbstverständlichkeiten, oder?
